De acuerdo con nuestro ordenamiento jurídico, las entidades bancarias se encuentran en la obligación de emitir un documento con el detalle de los costos incurridos, el cual es conocido como “extracto bancario”, aunque en la mayoría de los casos se expiden con el título de “estado de cuenta”.
Una de las funciones más importantes de dichos documentos es que sirven como soporte de costos, deducciones e impuestos descontables de los gastos financieros por parte de los clientes. Sin embargo, existen casos donde la DIAN ha pretendido desconocer su valor, por lo cual, desde una perspectiva de consultoría legal empresarial estudiaremos la normatividad que confirma su validez y analizaremos ciertos aspectos para tener en cuenta.
En el ámbito del análisis del cumplimiento normativo, resulta relevante indicar que los bancos, las corporaciones financieras y las compañías de financiamiento NO están obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente electrónico en virtud del numeral 1) del artículo 1.6.1.4.3. del DUR 1625 de 2016, en concordancia con el numeral 1) del artículo 8 de la Resolución 165 de 2023.
En tal sentido, para poder soportar los costos, deducciones e impuestos descontables incurridos con estas entidades, en principio, se supondría que se debería emitir el documento soporte en adquisiciones con no obligados a facturar. Sin embargo, el parágrafo 1 del artículo 1.6.1.4.12. del DUR 1625 de 2016 establece que para tales efectos es válido el “extracto” emitido por estas tres entidades financieras, en concordancia con el artículo 1.3.1.7.8 del DUR 1625.
Ahora bien, es necesario aclarar que el “extracto” al que hacemos mención no es el mismo consagrado dentro de los documentos equivalentes electrónicos, pues al leer el numeral 4) del artículo 1.6.1.4.6 del DUR 1625, observamos que el extracto, como documento equivalente electrónico, sólo podrá ser expedido por los obligados a facturar ahí descritos, donde no hacen parte los bancos, las corporaciones financieras y las compañías de financiamiento.
Así las cosas, encontramos que el “extracto” que venimos estudiando cuenta con una connotación especial, ya que no es catalogado ni como (i) un documento equivalente ni como (ii) un documento soporte con no obligados a facturar, pero que en virtud de las normas señaladas es el documento idóneo para soportar los costos, deducciones e impuestos descontables incurridos con las entidades financieras.
La anterior conclusión se sustenta en el descriptor “3.3.5. – EL EXTRACTO” del capítulo 3 del Concepto No. 0106 (911428) de 2022, el cual aclaró que en nuestro ordenamiento existen dos tipos de “extractos”:
i) El extracto como documento equivalente dispuesto en el numeral 4 del artículo 1.6.1.4.6. del Decreto 1625 de 2015, Único Reglamentario en Materia Tributaria, y ii) El extracto como documento soporte de costos, deducciones e impuestos descontablesque se encuentra establecido en el parágrafo 1 del artículo 1.6.1.4.12. del mismo Decreto 1625 de 2016.
Conforme a lo hasta aquí expuesto, en el marco de los servicios tributarios ofrecidos en nuestra firma, consideramos que los contribuyentes clientes de los bancos, las corporaciones financieras y las compañías de financiamiento cuentan con las siguientes opciones a efectos de soportar sus costos, gastos e impuestos descontables de sus operaciones financieras o bancarias:
1. Si el documento expedido por la entidad financiera está denominado expresamente como “extracto”, es el documento idóneo.
2. Ahora bien, si el documento expedido tiene otra denominación como “estado de cuenta”, podría solicitarse su modificación, y en caso de ser negativa la solicitud, se tienen dos opciones:
a. Aún podría utilizarse, ya que, dada su connotación especial, el “extracto” no tiene una regulación específica, por lo que no existe una norma que indique expresamente cómo debe denominarse.
b. Para evitar riesgos fiscales ante la DIAN, en el evento de no contar con un documento denominado “extracto”, se recomienda expedir el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, pues si bien la norma señala que no es necesario, tampoco existe una prohibición expresa en caso de desear hacerlo.
La correcta interpretación normativa y el respaldo documental adecuado son clave para una gestión tributaria eficiente. En Triada Abogados & Auditores brindamos asesoría experta en auditoría externa, planeación tributaria y cumplimiento fiscal. Permítanos apoyarlo en la mitigación de riesgos y la optimización de sus obligaciones tributarias.
JUAN PABLO MOSQUERA IDÁRRAGA
Abogado Tributario