La pandemia marcó un punto de inflexión en la forma como las sociedades celebran sus reuniones. A partir de 2020, las reuniones no presenciales, especialmente las reuniones virtuales, se consolidaron como una alternativa ágil y segura para la toma de decisiones en los órganos sociales. Desde entonces, la doctrina, la normatividad y la práctica empresarial han avanzado significativamente en su regulación y aplicación.
Sin embargo, encontramos que en la práctica aún persisten vacíos y errores frecuentes. Muchas sociedades, al desarrollar una asamblea o reunión de manera virtual, pasan por alto lineamientos esenciales que comprometen la eficacia y validez de las decisiones adoptadas. Por ello, resulta oportuno recordar los principales aspectos legales que deben observarse en este tipo de reuniones, de acuerdo con la ley y con los pronunciamientos de la Superintendencia de Sociedades.
La normativa aplicable —artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el Decreto Ley 019 de 2012; el Decreto 398 de 2020; y la Circular Básica Jurídica 100-000008 de 2022—, así como la doctrina de la Superintendencia de Sociedades (Oficio 220-027676 de 2023), ofrecen lineamientos claros que toda empresa debe observar.
Requisitos esenciales en las reuniones no presenciales
1. Convocatoria: Las reglas de convocatoria aplicables a reuniones presenciales también rigen para las no presenciales. Debe efectuarse en los términos previstos en los estatutos o en la ley, respetando plazos, medio y contenido. Una convocatoria irregular puede generar la ineficacia de la reunión (art. 190 C. de Co.), salvo que se configure una reunión universal, es decir, que concurran todos los socios y acepten por unanimidad deliberar.
2. Plataforma válida: Se pueden utilizar medios como Microsoft Teams, Google Meet u otros, siempre que aseguren comunicación simultánea o sucesiva inmediata entre los participantes.
3. Verificación de identidad: El representante legal debe constatar que quienes participan son efectivamente socios, sus apoderados o miembros de junta, dejando constancia en el acta.
En la práctica, la sociedad puede reforzar este control solicitando a los asistentes:
• Mantener la cámara encendida durante la reunión.
• Presentar su cédula de ciudadanía al inicio para verificar identidad.
4. Quórum y desconexiones: El acta debe reflejar que el quórum legal o estatutario se cumplió y se mantuvo durante toda la reunión. En caso de presentarse desconexiones, es deber del representante legal o el secretario de la reunión estar atento a este hecho, dejar constancia expresa en el acta y verificar nuevamente el quórum. Si las desconexiones afectan el quórum para deliberar o decidir, las decisiones adoptadas en ese momento carecen de validez.
5. Presidente y secretario: El artículo 21 de la Ley 222 de 1995 dispone que las actas deben elaborarse dentro de los treinta (30) días siguientes y estar suscritas por el representante legal y el secretario de la sociedad. A falta de este último, deberán firmarlas uno de los socios.
Por ello, en reuniones no presenciales (virtuales o híbridas), se recomienda que el presidente de la reunión sea el representante legal, y el secretario debe ser el designado estatutariamente o, en su defecto, un socio. Ignorar este requisito compromete la validez de las decisiones.
6. Grabación de la sesión: Si la reunión va a ser grabada, la sociedad debe solicitar autorización expresa a los asistentes, ya que involucra tratamiento de datos personales y de su imagen (Ley 1581 de 2012). Esta autorización puede otorgarse al inicio y debe registrarse en el acta.
7. Votaciones: Cada sociedad puede definir el mecanismo de votación, siempre que se garantice certeza sobre cuántos votos son positivos, negativos o en blanco. Para mayor transparencia, se recomienda:
• Solicitar que los asistentes mantengan la cámara encendida al momento de votar.
• Dejar constancia expresa en el acta de los votos emitidos y de la identidad de quien los ejerce.
En cuanto a las modalidades especiales:
• El fraccionamiento de voto solo está permitido en las SAS y únicamente en la elección de juntas directivas u otros cuerpos colegiados.
• El voto múltiple también es exclusivo de las SAS y debe estar previsto en los estatutos.
8. Poderes: Los poderes para representación pueden otorgarse por escrito o mediante mensaje de datos con firma digital, conforme al artículo 74 del Código General del Proceso, lo cual facilita la participación en reuniones no presenciales.
La forma en que se configure el poder queda a discreción del poderdante; sin embargo, en las reuniones virtuales recae en el representante legal la responsabilidad de verificar la identidad de los participantes que actúan como apoderados, con el fin de garantizar que efectivamente sean los legítimos representantes de los socios.
9. Reuniones híbridas: Cuando concurren asistentes presenciales y virtuales, se aplican las mismas reglas de las no presenciales. Los protocolos adicionales pueden ser definidos en los estatutos o por la administración de la sociedad.
¿Qué pasa si no se cumplen estos requisitos? Si no se cumplen con las formalidades anteriormente descritas, las decisiones de la asamblea puede derivar en una ineficacia de pleno derecho o en una impugnación de decisiones sociales (art. 191 C. de Co.), con los riesgos de nulidad, conflictos entre accionistas e incluso sanciones administrativas. Esto puede afectar directamente la seguridad jurídica de la empresa y generar inestabilidad en la gestión corporativa.
Recomendaciones:
• Verificar que los estatutos sociales contemplen expresamente la posibilidad de reuniones no presenciales.
• Respetar siempre los plazos y medios de convocatoria.
• Establecer previamente el mecanismo de identificación y votación.
• Designar correctamente al presidente y secretario de la reunión.
• Solicitar autorización si la sesión va a ser grabada.
• Asegurar que el acta refleje identidad de los participantes, quórum y resultados de las votaciones.
En síntesis, las reuniones virtuales son plenamente válidas en Colombia, pero su eficacia jurídica y validez dependen del cumplimiento estricto de los requisitos legales y estatutarios. Ignorar estos detalles puede dar lugar a la ineficacia de la reunión o a la nulidad de las decisiones adoptadas.
JULIANA JARAMILLO BETANCUR
Abogada