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La pandemia marcó un punto de inflexión en la forma como las sociedades celebran sus reuniones. A partir de 2020, las reuniones no presenciales, especialmente las reuniones virtuales, se consolidaron como una alternativa ágil y segura para la toma de decisiones en los órganos sociales. Desde entonces, la doctrina, la normatividad y la práctica empresarial han avanzado significativamente en su regulación y aplicación.

Sin embargo, encontramos que en la práctica aún persisten vacíos y errores frecuentes. Muchas sociedades, al desarrollar una asamblea o reunión de manera virtual, pasan por alto lineamientos esenciales que comprometen la eficacia y validez de las decisiones adoptadas. Por ello, resulta oportuno recordar los principales aspectos legales que deben observarse en este tipo de reuniones, de acuerdo con la ley y con los pronunciamientos de la Superintendencia de Sociedades.

La normativa aplicable —artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el Decreto Ley 019 de 2012; el Decreto 398 de 2020; y la Circular Básica Jurídica 100-000008 de 2022—, así como la doctrina de la Superintendencia de Sociedades (Oficio 220-027676 de 2023), ofrecen lineamientos claros que toda empresa debe observar.

Requisitos esenciales en las reuniones no presenciales

1. Convocatoria: Las reglas de convocatoria aplicables a reuniones presenciales también rigen para las no presenciales. Debe efectuarse en los términos previstos en los estatutos o en la ley, respetando plazos, medio y contenido. Una convocatoria irregular puede generar la ineficacia de la reunión (art. 190 C. de Co.), salvo que se configure una reunión universal, es decir, que concurran todos los socios y acepten por unanimidad deliberar.

2. Plataforma válida: Se pueden utilizar medios como Microsoft Teams, Google Meet u otros, siempre que aseguren comunicación simultánea o sucesiva inmediata entre los participantes.

3. Verificación de identidad: El representante legal debe constatar que quienes participan son efectivamente socios, sus apoderados o miembros de junta, dejando constancia en el acta.
En la práctica, la sociedad puede reforzar este control solicitando a los asistentes:

• Mantener la cámara encendida durante la reunión.
• Presentar su cédula de ciudadanía al inicio para verificar identidad.

4. Quórum y desconexiones: El acta debe reflejar que el quórum legal o estatutario se cumplió y se mantuvo durante toda la reunión. En caso de presentarse desconexiones, es deber del representante legal o el secretario de la reunión estar atento a este hecho, dejar constancia expresa en el acta y verificar nuevamente el quórum. Si las desconexiones afectan el quórum para deliberar o decidir, las decisiones adoptadas en ese momento carecen de validez.

5. Presidente y secretario: El artículo 21 de la Ley 222 de 1995 dispone que las actas deben elaborarse dentro de los treinta (30) días siguientes y estar suscritas por el representante legal y el secretario de la sociedad. A falta de este último, deberán firmarlas uno de los socios.

Por ello, en reuniones no presenciales (virtuales o híbridas), se recomienda que el presidente de la reunión sea el representante legal, y el secretario debe ser el designado estatutariamente o, en su defecto, un socio. Ignorar este requisito compromete la validez de las decisiones.

6. Grabación de la sesión: Si la reunión va a ser grabada, la sociedad debe solicitar autorización expresa a los asistentes, ya que involucra tratamiento de datos personales y de su imagen (Ley 1581 de 2012). Esta autorización puede otorgarse al inicio y debe registrarse en el acta.

7. Votaciones: Cada sociedad puede definir el mecanismo de votación, siempre que se garantice certeza sobre cuántos votos son positivos, negativos o en blanco. Para mayor transparencia, se recomienda:

• Solicitar que los asistentes mantengan la cámara encendida al momento de votar.
• Dejar constancia expresa en el acta de los votos emitidos y de la identidad de quien los ejerce.

En cuanto a las modalidades especiales:

• El fraccionamiento de voto solo está permitido en las SAS y únicamente en la elección de juntas directivas u otros cuerpos colegiados.
• El voto múltiple también es exclusivo de las SAS y debe estar previsto en los estatutos.

8. Poderes: Los poderes para representación pueden otorgarse por escrito o mediante mensaje de datos con firma digital, conforme al artículo 74 del Código General del Proceso, lo cual facilita la participación en reuniones no presenciales.

La forma en que se configure el poder queda a discreción del poderdante; sin embargo, en las reuniones virtuales recae en el representante legal la responsabilidad de verificar la identidad de los participantes que actúan como apoderados, con el fin de garantizar que efectivamente sean los legítimos representantes de los socios.

9. Reuniones híbridas: Cuando concurren asistentes presenciales y virtuales, se aplican las mismas reglas de las no presenciales. Los protocolos adicionales pueden ser definidos en los estatutos o por la administración de la sociedad.

¿Qué pasa si no se cumplen estos requisitos? Si no se cumplen con las formalidades anteriormente descritas, las decisiones de la asamblea puede derivar en una ineficacia de pleno derecho o en una impugnación de decisiones sociales (art. 191 C. de Co.), con los riesgos de nulidad, conflictos entre accionistas e incluso sanciones administrativas. Esto puede afectar directamente la seguridad jurídica de la empresa y generar inestabilidad en la gestión corporativa.

Recomendaciones:

• Verificar que los estatutos sociales contemplen expresamente la posibilidad de reuniones no presenciales.
• Respetar siempre los plazos y medios de convocatoria.
• Establecer previamente el mecanismo de identificación y votación.
• Designar correctamente al presidente y secretario de la reunión.
• Solicitar autorización si la sesión va a ser grabada.
• Asegurar que el acta refleje identidad de los participantes, quórum y resultados de las votaciones.

En síntesis, las reuniones virtuales son plenamente válidas en Colombia, pero su eficacia jurídica y validez dependen del cumplimiento estricto de los requisitos legales y estatutarios. Ignorar estos detalles puede dar lugar a la ineficacia de la reunión o a la nulidad de las decisiones adoptadas.

JULIANA JARAMILLO BETANCUR
Abogada

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Las filiales, sucursales o subsidiarias en Colombia de sociedades extranjeras tienen derecho a deducir del impuesto sobre la renta, los valores pagados a sus casas matrices del exterior por gastos de administración o dirección.

La deducibilidad de estos pagos es un punto de controversia recurrente con la autoridad tributaria ya que no basta con tener un contrato, una factura o un estudio de precios de transferencia para garantizar su deducción.

Recientemente, el Consejo de Estado, en Sentencia 26213 de marzo 13 de 2025 Consejero Ponente Wilson Ramos Girón, ha reiterado que la deducción de dichos pagos en Colombia está condicionada a que se comprueben las labores realizadas y al cumplimiento de requisitos legales.

Este fallo nos brinda una oportunidad para revisar prácticas y reforzar el adecuado tratamiento de las operaciones con casa matriz.  La clave está en poder demostrar, que el servicio fue efectivamente prestado y que fue necesario para la operación de su empresa en Colombia.

 A continuación, relacionamos los puntos clave que hemos identificado para que aplique la deducibilidad del gasto en Colombia:

i. Pruebas de la prestación del servicio: contar con evidencias concretas y detalladas como informes de gestión, actas de reuniones, entregables específicos, o cualquier evidencia tangible de las labores realizadas por la casa matriz. Un contrato o factura, por sí solos, no son suficientes.

ii. Demostrar la necesidad del gasto: demuestre por qué su empresa en Colombia necesitaba esos servicios y cómo contribuyeron directamente a la generación de renta o al mantenimiento del patrimonio. En el caso analizado por el Consejo de Estado, la necesidad de los servicios no fue demostrada porque se tenían empleados contratados en Colombia para labores similares a las contratados con casa matriz: contabilidad, gestión de personal y servicios de consultoría.

iii. Documentos soporte en otro idioma: ¡Cuidado con los documentos en idiomas extranjeros! El artículo 251 del Código General del Proceso (CGP) exige que cualquier documento en un idioma diferente al español, que se presente como prueba en un proceso judicial, cuente con su traducción oficial para que sea considerado válido en dicho proceso. Esto aplica a contratos, facturas, correos electrónicos, y cualquier otro soporte que se aporte como prueba en el proceso.

iv. Precios de Transferencia vs. Deducibilidad: Aunque un estudio de precios de transferencia demuestra que el valor pagado es a precios de mercado, esto no suple la obligación de probar la efectiva prestación y necesidad del servicio. Son requisitos complementarios, no excluyentes.

Con este panorama es posible concluir primero, que más allá de la documentación, su empresa debe asegurar que las labores efectivamente se llevaron a cabo.  Y segundo, que la falta de pruebas idóneas, como traducciones oficiales de documentos extranjeros y la existencia de duplicidad de funciones en Colombia, es determinante para el rechazo de los gastos.

En tal sentido, una adecuada documentación y justificación de los servicios prestados es fundamental para evitar rechazos en sus declaraciones de renta, lo que podría derivar en mayores impuestos y sanciones significativas.

En TRIADA LEGAL, le brindamos asesoría experta en la revisión de operaciones con vinculados del exterior, optimizando sus estrategias de planeación tributaria y asegurando el cumplimiento riguroso de todos los requisitos fiscales exigidos por la normativa colombiana.

Por: Leidy Giraldo

LEIDY ANDREA GIRALDO HOYOS

Consultora Tributaria Senior.

Contadora Pública de la Universidad del Valle. Especialista en Gestión Tributaria. Certificada en NIIF Plenas por ACCA.

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De acuerdo con nuestro ordenamiento jurídico, las entidades bancarias se encuentran en la obligación de emitir un documento con el detalle de los costos incurridos, el cual es conocido como “extracto bancario”, aunque en la mayoría de los casos se expiden con el título de “estado de cuenta”.

Una de las funciones más importantes de dichos documentos es que sirven como soporte de costos, deducciones e impuestos descontables de los gastos financieros por parte de los clientes. Sin embargo, existen casos donde la DIAN ha pretendido desconocer su valor, por lo cual, desde una perspectiva de consultoría legal empresarial estudiaremos la normatividad que confirma su validez y analizaremos ciertos aspectos para tener en cuenta.

En el ámbito del análisis del cumplimiento normativo, resulta relevante indicar que los bancos, las corporaciones financieras y las compañías de financiamiento NO están obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente electrónico en virtud del numeral 1) del artículo 1.6.1.4.3. del DUR 1625 de 2016, en concordancia con el numeral 1) del artículo 8 de la Resolución 165 de 2023.

En tal sentido, para poder soportar los costos, deducciones e impuestos descontables incurridos con estas entidades, en principio, se supondría que se debería emitir el documento soporte en adquisiciones con no obligados a facturar. Sin embargo, el parágrafo 1 del artículo 1.6.1.4.12. del DUR 1625 de 2016 establece que para tales efectos es válido el “extracto” emitido por estas tres entidades financieras, en concordancia con el artículo 1.3.1.7.8 del DUR 1625.

Ahora bien, es necesario aclarar que el “extracto” al que hacemos mención no es el mismo consagrado dentro de los documentos equivalentes electrónicos, pues al leer el numeral 4) del artículo 1.6.1.4.6 del DUR 1625, observamos que el extracto, como documento equivalente electrónico, sólo podrá ser expedido por los obligados a facturar ahí descritos, donde no hacen parte los bancos, las corporaciones financieras y las compañías de financiamiento.

Así las cosas, encontramos que el “extracto” que venimos estudiando cuenta con una connotación especial, ya que no es catalogado ni como (i) un documento equivalente ni como (ii) un documento soporte con no obligados a facturar, pero que en virtud de las normas señaladas es el documento idóneo para soportar los costos, deducciones e impuestos descontables incurridos con las entidades financieras.

La anterior conclusión se sustenta en el descriptor “3.3.5. – EL EXTRACTO” del capítulo 3 del Concepto No. 0106 (911428) de 2022, el cual aclaró que en nuestro ordenamiento existen dos tipos de “extractos”:

i) El extracto como documento equivalente dispuesto en el numeral 4 del artículo 1.6.1.4.6. del Decreto 1625 de 2015, Único Reglamentario en Materia Tributaria, y ii) El extracto como documento soporte de costos, deducciones e impuestos descontablesque se encuentra establecido en el parágrafo 1 del artículo 1.6.1.4.12. del mismo Decreto 1625 de 2016.

Conforme a lo hasta aquí expuesto, en el marco de los servicios tributarios ofrecidos en nuestra firma, consideramos que los contribuyentes clientes de los bancos, las corporaciones financieras y las compañías de financiamiento cuentan con las siguientes opciones a efectos de soportar sus costos, gastos e impuestos descontables de sus operaciones financieras o bancarias:

1. Si el documento expedido por la entidad financiera está denominado expresamente como “extracto”, es el documento idóneo.

2. Ahora bien, si el documento expedido tiene otra denominación como “estado de cuenta”, podría solicitarse su modificación, y en caso de ser negativa la solicitud, se tienen dos opciones:

a. Aún podría utilizarse, ya que, dada su connotación especial, el “extracto” no tiene una regulación específica, por lo que no existe una norma que indique expresamente cómo debe denominarse.

b. Para evitar riesgos fiscales ante la DIAN, en el evento de no contar con un documento denominado “extracto”, se recomienda expedir el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, pues si bien la norma señala que no es necesario, tampoco existe una prohibición expresa en caso de desear hacerlo.

La correcta interpretación normativa y el respaldo documental adecuado son clave para una gestión tributaria eficiente. En Triada Abogados & Auditores brindamos asesoría experta en auditoría externa, planeación tributaria y cumplimiento fiscal. Permítanos apoyarlo en la mitigación de riesgos y la optimización de sus obligaciones tributarias.

JUAN PABLO MOSQUERA IDÁRRAGA

Abogado Tributario

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El auge de plataformas digitales como Airbnb y Booking ha revolucionado el mercado global de alojamiento en el mundo y se presenta en Colombia como una oportunidad atractiva para inversionistas, constructoras y desarrolladores inmobiliarios. No obstante, al tratarse de un modelo relativamente reciente en el país, surgen importantes interrogantes jurídicos sobre su viabilidad, el marco normativo aplicable y los permisos requeridos para su implementación.

En este artículo abordamos los principales aspectos legales que debe tener en cuenta para su implementación:

Marco normativo general del alojamiento turístico en Colombia

Existen diversas normas que regulan el ejercicio de la actividad turística en el país y que aplican tanto a personas naturales como a personas jurídicas que prestan servicios de alojamiento por medio de plataformas digitales:

1. Ley 300 de 1996 y Decreto 1074 de 2015

Tanto la Ley 300 de 1996 como el Decreto 1074 de 2015 regulan la actividad turística y establecen las principales obligaciones de todos los prestadores de servicios turísticos en Colombia, entre ellas: i) Inscribirse en el Registro Nacional de Turismo (RNT); ii) Acreditar condiciones técnicas, operativas y financieras ante el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y iii) Cumplir con normas de publicidad veraz, especialmente respecto de los precios, la calidad y la cobertura del servicio.

2. Decreto 1836 de 2021

Establece que toda persona que preste el servicio de alojamiento turístico en establecimientos de alojamiento turístico o viviendas turísticas deberá llevar el registro de huéspedes mediante la Tarjeta de Registro de Alojamiento, diligenciada en el sistema del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.

3. Decreto 834 de 2013

Este decreto plantea la obligación de efectuar el reporte sobre servicios prestados a ciudadanos extranjeros en el Sistema de Información de Registro de Extranjeros (SIRE).

Consideraciones especiales bajo el régimen de propiedad horizontal

Ma allá del marco normativo general, en la práctica hemos identificado que uno de los aspectos más determinantes al evaluar la viabilidad jurídica del alquiler turístico en proyectos inmobiliarios residenciales en Colombia, es su compatibilidad con el Régimen de Propiedad Horizontal, regulado por la Ley 675 de 2001.

En efecto, conforme al artículo 18 de la Ley 675 de 2001 (Régimen de Propiedad Horizontal), la posibilidad de destinar unidades privadas al alojamiento turístico dependerá de que dicho uso esté expresamente autorizado y regulado en el Reglamento de Propiedad Horizontal.

Por tanto, es esencial que:

• En proyectos nuevos, se incluya expresamente la autorización para el uso turístico en el reglamento desde su origen, preferiblemente aprobada en asamblea de copropietarios.

• En proyectos existentes, se modifique el Reglamento de Propiedad Horizontal mediante decisión en asamblea, siguiendo los procedimientos legales correspondientes.

Sin esta autorización explícita, la destinación de inmuebles residenciales al uso turístico podría considerarse contraria a la ley, incluso si se cumplen los requisitos generales del sector turístico.
También es esencial obtener un concepto favorable de uso del suelo por parte de la autoridad urbanística local, que certifique el uso turístico en la zona correspondiente.

Consideraciones tributarias

En este punto, resulta fundamental analizar y seleccionar el modelo más adecuado para llevar a cabo la prestación del servicio, ya sea como persona natural o mediante una sociedad. Cada opción conlleva implicaciones tributarias distintas que deben ser cuidadosamente evaluadas.

Por un lado, la prestación del servicio como persona natural, podría implicar:

• La obligación de declarar los ingresos por prestación de servicios si se superan los topes establecidos por la DIAN.

• La obligación de llevar contabilidad si se superan los umbrales definidos por la normativa tributaria.

• La obligación de facturar IVA, si es responsable de este impuesto.

• La adopción de un sistema de facturación electrónica si cumple con los topes.

• Declarar y pagar el Impuesto de Industria y Comercio (ICA) en la jurisdicción correspondiente.

Por otro lado, la prestación del servicio a través de una persona jurídica (por ejemplo, una S.A.S.), podría implicar:

• La obligación de facturar electrónicamente todas las operaciones, sin importar el monto de ingresos.

• La obligación de cobrar y declarar el IVA, por tratarse de un servicio gravado.

• La obligación de llevar contabilidad, conforme a las normas contables vigentes.

• La obligación de presentar anualmente la declaración de renta, aplicando la tarifa general del 35 % sobre la renta líquida gravable.

• La obligación de declarar y pagar el ICA en el municipio donde se preste el servicio.

En conclusión, la operación de modelos de alojamiento turístico a través de plataformas digitales es perfectamente viable y puede representar un negocio atractivo y rentable dentro del sector inmobiliario colombiano. Sin embargo, su implementación debe estar acompañada de un análisis riguroso que contemple los aspectos legales, tributarios, urbanísticos y de propiedad horizontal, con el fin de evitar sanciones o conflictos legales.

Si usted es constructor, inversionista o administrador de propiedad horizontal, contar con el acompañamiento de un equipo legal especializado le permitirá validar la normativa aplicable y estructurar jurídicamente su proyecto de forma segura y conforme a la ley.

JULIANA SÁNCHEZ ZAPATA
Abogada

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En el escenario empresarial, los conflictos de interés son una amenaza latente para la integridad en la toma de decisiones. Aunque el ordenamiento jurídico colombiano ha regulado esta figura principalmente a través de la Ley 222 de 1995 y su desarrollo reglamentario, aún persiste una brecha entre lo que la norma exige y lo que ocurre realmente en la práctica. Este artículo tiene por objeto reflexionar sobre los principales retos y obligaciones que plantea la gestión de conflictos de interés en el marco del derecho societario colombiano, a partir de la doctrina y de la experiencia en consultoría legal.

1. El marco normativo y su evolución

La Ley 222 de 1995, en su artículo 23, impone a los administradores el deber de abstenerse de realizar actividades que impliquen competencia con la sociedad o actos respecto de los cuales exista conflicto de interés. Aunque la norma no define el concepto como tal de “conflicto de interés”, el Decreto 1925 de 2009 y más recientemente el Decreto 046 de 2024 han intentado desarrollar esta figura, estableciendo supuestos que podrían configurar una situación de conflicto.
Sin embargo, como lo destaca el reconocido tratadista José Miguel Mendoza en su análisis doctrinal, ha sido la Superintendencia de Sociedades quien, mediante pronunciamientos jurisdiccionales y administrativos, ha construido una taxonomía de conflictos que puedan presentarse en el marco del sector privado. Esta taxonomía de conflictos incluye, entre otros, operaciones entre sociedades vinculadas, actos con personas cercanas al administrador, o incluso decisiones en las que el administrador representa intereses contrapuestos al interés social.

2. Sujetos obligados: administradores y, en algunos casos, accionistas controlantes

El régimen de conflictos de interés se aplica principalmente a los administradores (miembros de junta, representantes legales, gerentes, liquidadores etc.). Pero, en ciertos casos, la Superintendencia ha extendido su aplicación a los socios controlantes, cuando estos ejercen una influencia determinante sobre la voluntad social.
No obstante, es claro que los accionistas en general no se encuentran sujetos a estas reglas, salvo que ostenten simultáneamente la calidad de administradores o ejerzan control efectivo. Esta diferenciación es clave para determinar qué votos deben excluirse en los procesos de autorización de actos en conflicto.

3. El procedimiento para autorizar un acto en conflicto

El llamado “procedimiento riguroso” —término utilizado por la doctrina nacional— exige que el administrador: (i) revele la existencia del conflicto, (ii) convoque a la asamblea de accionistas (o lo pida si no tiene facultad de convocar), (iii) suministre información clara y completa a los accionistas, y (iv) se abstenga de votar si es accionista.
Este procedimiento busca asegurar la transparencia, garantizar que la decisión se tome en el interés de la sociedad y proteger a los terceros que confían en la gestión responsable de los administradores. La omisión de este procedimiento puede dar lugar a la nulidad del negocio y a la imposición de sanciones legales y económicas a los administradores involucrados.

4. Buenas prácticas y reflexiones finales

Aunque el conflicto de interés no siempre implica ilicitud, su gestión inapropiada sí puede comprometer la responsabilidad de los administradores. En la práctica, muchas sociedades creen que basta con que el administrador se abstenga de votar. Sin embargo, como lo ha reiterado la jurisprudencia, esa abstención no suple la obligación de agotar el procedimiento legal.
Por ello, recomendamos a las sociedades adoptar mecanismos internos que permitan identificar y gestionar oportunamente los conflictos de interés: protocolos de revelación, comités de ética, capacitaciones constantes, y un acompañamiento jurídico preventivo que garantice el cumplimiento normativo.

Finalmente, recordar que el cumplimiento de estas reglas no es solo una exigencia legal: es una manifestación de buena gobernanza y un compromiso con la transparencia empresarial.

MARIA FERNANDA VELASQUEZ ANGEL
Abogada Senior

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